Conformité

Code de conduite

Objectif

Le Code de conduite de Brask Inc. ("Code") est fondé sur notre conviction que tout ce que nous faisons sera évalué à l'aune des normes les plus élevées possibles en matière de conduite éthique des affaires. Notre engagement à respecter des normes élevées nous permet d'embaucher des personnes compétentes, de fabriquer des produits de qualité et d'attirer des clients fidèles.

Qui doit respecter le code ?

Nous attendons de tous les employés qu'ils connaissent et respectent le Code. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Nous attendons également de nos contractants, consultants et autres personnes qui peuvent être temporairement affectées à l'exécution de travaux ou de services pour Brask Inc qu'ils respectent le Code lorsqu'ils travaillent avec nous. Le non-respect du Code par un contractant, un consultant ou un autre prestataire de services de Brask Inc. peut entraîner la résiliation de leur relation avec Brask Inc.

À qui s'adresser pour obtenir des informations sur le code ?

Si vous avez une question ou un problème concernant le Code, soyez proactif et contactez votre responsable. Vous pouvez également soumettre une question ou soulever une préoccupation concernant une violation présumée de notre Code (ou de toute autre politique de Brask Inc.) à votre supérieur hiérarchique.

Pas de représailles

Brask Inc. interdit les représailles à l'encontre de toute personne qui signale une éventuelle violation de notre Code, de nos politiques ou de la loi, ou qui participe à une enquête à ce sujet. Veuillez contacter un membre de la direction si vous pensez faire l'objet de représailles au sein de Brask Inc.

Code de conduite

En tant qu'employé de Brask Inc, on attend de vous que vous soyez honnête, que vous agissiez de manière éthique et que vous fassiez preuve d'intégrité dans toutes les situations. Vous avez le devoir de suivre les politiques et les procédures énoncées dans le présent Code de conduite, ainsi que celles qui sont spécifiques à votre travail. Vous devez également respecter toutes les lois qui s'appliquent à nos activités. La plupart du temps, le bon sens et le bon jugement sont d'excellents guides. Si vous n'êtes pas sûr de la bonne chose à faire, demandez à un membre de l'équipe de direction.

Avant d'agir, posez-vous la question :

• Est-ce la bonne chose à faire ?
• Est-ce légal ?
• Ai-je le pouvoir d'agir ?
• L'action est-elle conforme au code de conduite et aux politiques et procédures ?
• Si cette action était rendue publique, quelle serait l'image dans les médias ?
• Serais-je contrarié ou gêné si d'autres personnes découvraient cette action ?

Si votre réponse à l'une de ces questions soulève des doutes, parlez-en à votre supérieur, à un membre de la direction ou à l'agent de conformité de Brask Inc. Si vous êtes un superviseur ou un directeur, vous êtes tenu de connaître les règles et d'examiner le Code de conduite avec les personnes qui dépendent de vous afin de vous assurer qu'elles sont familiarisées avec son contenu. Vous êtes également responsable de la prévention des violations du Code, ainsi que de la détection des violations qui peuvent se produire et de leur signalement de manière appropriée.

Vous êtes attendus :

• Diriger avec intégrité.
• Encouragez les employés à poser des questions et à approfondir leur connaissance des règles.
• Faire preuve d'intégrité en agissant rapidement et efficacement en cas de besoin.
• Sensibiliser les employés aux politiques de conformité spécifiques à leurs responsabilités professionnelles.

Un environnement de travail de qualité

Nous nous engageons à créer un environnement de travail favorable, où nos employés ont la possibilité d'atteindre leur plein potentiel. Les membres de l'équipe de Brask Inc sont tenus de faire tout leur possible pour créer une culture d'entreprise exempte de harcèlement, d'intimidation, de préjugés et de discrimination illégale. Veuillez lire le manuel de l'employé pour plus de détails sur la façon dont nous devons nous comporter au travail.

L'égalité des chances en matière d'emploi

L'emploi chez Brask Inc. est basé uniquement sur le mérite individuel et les qualifications directement liées à la compétence professionnelle. Nous interdisons strictement toute discrimination ou harcèlement illégal fondé sur la race, la couleur, la religion, le statut de vétéran, l'origine nationale, l'ascendance, l'état de grossesse, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'âge, l'état matrimonial, le handicap mental ou physique, l'état de santé, l'orientation sexuelle ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Nous procédons également à des aménagements raisonnables pour satisfaire à nos obligations en vertu des lois protégeant les droits des personnes handicapées.

Harcèlement, discrimination et brimades

Brask Inc interdit strictement la discrimination, le harcèlement et l'intimidation sous quelque forme que ce soit - verbale, physique ou visuelle. Si vous pensez avoir été victime d'intimidation ou de harcèlement de la part d'un employé de Brask Inc. ou d'une personne liée à Brask Inc. (comme un partenaire ou un fournisseur), veuillez immédiatement signaler l'incident à votre responsable ou à l'équipe des ressources humaines. Les RH enquêteront rapidement et minutieusement sur toute plainte et prendront les mesures qui s'imposent.

Drogues et alcool

L'abus de substances est incompatible avec la santé et la sécurité de nos employés, et nous ne le permettons pas. La consommation d'alcool est autorisée dans nos bureaux lors d'occasions spéciales, mais nous demandons à chacun de faire preuve de discernement et de ne jamais boire d'une manière qui : (i) conduire à des performances affaiblies ou à un comportement inapproprié, (ii) mettre en danger la sécurité d'autrui, ou (iii) enfreindre la loi. Il est strictement interdit de consommer des drogues illicites dans nos bureaux ou lors d'événements liés au travail.

Éviter les conflits d'intérêts

En tant qu'employés de Brask Inc, nous devons éviter les conflits d'intérêts et les circonstances qui présentent raisonnablement l'apparence d'un conflit d'intérêts, en particulier si cela crée une incitation pour vous ou présente l'apparence d'une incitation pour vous, (que ce soit directement ou indirectement).

Voici une liste de domaines où les conflits d'intérêts sont fréquents :

• Investissements personnels (par exemple avec des concurrents)
• Emplois externes, rôles consultatifs et sièges au conseil d'administration
• Opportunités d'affaires trouvées grâce à votre travail chez Brask Inc.
• Inventions influencées par votre travail à Brask Inc.
• Opportunités commerciales impliquant des amis et des parents
• Acceptation de cadeaux, de divertissements et d'autres marques de courtoisie professionnelle

Si vous n'êtes pas sûr de l'existence d'un conflit d'intérêts, contactez l'équipe Culture et opérations ou l'équipe juridique pour en discuter.

Préserver la confidentialité

Tout au long de leur cycle de vie, toutes les informations non publiques qui sont traitées, transmises et/ou stockées par Brask Inc. doivent être protégées d'une manière qui est conforme à nos exigences contractuelles et légales et qui est raisonnable et appropriée pour le niveau de sensibilité, de valeur et de risque associé aux informations non publiques (voir la politique de classification des données). Les informations qui contiennent des éléments de données relevant de plusieurs classifications doivent être protégées au niveau le plus élevé des informations représentées. Par exemple, un document contenant des informations non publiques et publiques doit être traité comme une information non publique.

Les informations non publiques doivent être protégées contre la divulgation, la modification et l'accès par des personnes non autorisées. Par conséquent, les informations doivent être :

• Sécurisé au repos ; et
• Sécurisé en transit ; et
• Détruit en toute sécurité conformément aux politiques et procédures de conservation des documents.

Sécurité de l'information

Vous êtes responsable de l'utilisation correcte des ressources informatiques de Brask Inc., notamment en ce qui concerne la sécurité de l'information, et vous devez être parfaitement familiarisé avec les politiques et procédures de Brask Inc. en matière de sécurité de l'information.

Ces mesures peuvent contribuer grandement à prévenir les accès non autorisés :

• Ne communiquez jamais vos informations de connexion.
• Verrouillez votre poste de travail lorsque vous vous éloignez.
• Déconnectez-vous de votre poste de travail lorsque vous partez pour la journée.
• Débarrassez votre poste de travail, votre poubelle, vos imprimantes et vos télécopieurs des informations sensibles, telles que les IPI ou les informations confidentielles de l'entreprise.

Protéger les actifs de Brask Inc.

Propriété intellectuelle

Les droits de propriété intellectuelle de Brask Inc. (par exemple, les brevets, les marques, les droits d'auteur, les secrets commerciaux et le "savoir-faire") sont des actifs précieux. L'utilisation non autorisée peut conduire à leur perte ou à une grave perte de valeur. Vous devez vous conformer à toutes les lois sur la propriété intellectuelle, y compris les lois régissant l'utilisation équitable des droits d'auteur et des marques. Vous ne devez jamais utiliser les marques déposées de Brask Inc. ou d'autres informations ou biens protégés pour une entreprise ou un projet commercial sans l'autorisation préalable de l'équipe de marketing. Signalez tout soupçon d'utilisation abusive des marques ou de la propriété intellectuelle de Brask Inc à l'équipe juridique ou à l'équipe Culture & Opérations.

De même, respectez les droits de propriété intellectuelle d'autrui. L'utilisation inappropriée de la propriété intellectuelle d'autrui peut exposer Brask Inc et vous-même à des amendes et sanctions pénales et civiles. Demandez conseil à l'équipe juridique avant de solliciter, d'accepter ou d'utiliser des informations exclusives de personnes extérieures à l'entreprise ou de leur permettre d'accéder à des informations exclusives de Brask Inc. Vous devez également vérifier auprès de l'équipe juridique si vous développez une fonction de produit qui utilise un contenu n'appartenant pas à Brask Inc.

Équipement de l'entreprise

Brask Inc. nous fournit les outils et l'équipement dont nous avons besoin pour faire notre travail efficacement, mais compte sur nous pour être responsables et ne pas gaspiller. Vous ne savez pas si l'utilisation personnelle des biens de l'entreprise est acceptable ? Demandez à votre responsable.

Le réseau

Le réseau, les logiciels et le matériel informatique de Brask Inc. constituent un aspect essentiel des biens physiques et de la propriété intellectuelle de notre entreprise. Suivez toutes les politiques de sécurité avec diligence. Si vous avez des raisons de croire que la sécurité de notre réseau a été violée - par exemple, si vous perdez votre ordinateur portable ou si vous pensez que votre mot de passe réseau a été compromis - signalez rapidement l'incident à votre responsable.

Sécurité physique

Des personnes mal intentionnées peuvent voler les biens de l'entreprise. Protégez toujours votre ordinateur portable, vos équipements importants et vos effets personnels, même lorsque vous vous trouvez dans les locaux de l'entreprise. Signalez rapidement toute activité suspecte à votre supérieur.

Garantir l'intégrité et la responsabilité financières

L'intégrité financière et la responsabilité fiscale sont des aspects essentiels du professionnalisme de l'entreprise. Chaque personne de Brask Inc a un rôle à jouer pour s'assurer que l'argent est dépensé de manière appropriée, que nos dossiers financiers sont complets et exacts et que les contrôles internes sont respectés. Cela s'applique à chaque fois que nous engageons un nouveau fournisseur, que nous dépensons quelque chose pour Brask Inc. ou que nous signons un nouveau contrat commercial.

Il est également important que nous conservions les dossiers pendant une durée appropriée. La politique de conservation des données de Brask Inc. suggère des périodes minimales de conservation pour certains types d'enregistrements. Ces directives permettent de garder à l'esprit les exigences légales applicables, les règles comptables et d'autres exigences externes. Les obligations contractuelles peuvent parfois spécifier des périodes de conservation plus longues pour certains types d'enregistrements. En outre, si l'équipe juridique vous demande de conserver des documents relatifs à un litige, un audit ou une enquête, faites-le jusqu'à ce que l'équipe juridique vous dise que la conservation n'est plus nécessaire. Si vous avez des questions concernant la durée correcte de conservation d'un document, contactez l'équipe de conformité ou l'équipe juridique.

Obéir à la loi

Brask Inc. prend très au sérieux ses responsabilités en matière de respect des lois. Chaque employé est tenu de se conformer aux exigences et restrictions légales applicables. Vous devez comprendre les lois et les règlements qui s'appliquent à votre travail. Contactez l'équipe de conformité ou l'équipe juridique si vous avez des questions.

Conformité des politiques

Mesure de la conformité

L'équipe Culture et opérations vérifiera le respect de ce code par le biais de diverses méthodes (examens périodiques par les responsables, rapports sur les outils, audits internes et externes, et commentaires des employés).

Exceptions

Toute exception à ce code doit être approuvée par écrit par l'équipe Culture et opérations.

Non-conformité

Tout employé qui enfreint le présent code peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, en plus de toute responsabilité civile et pénale.

Votre reconnaissance annuelle du code de conduite

Une fois par an, comme condition d'emploi, vous devez reconnaître que vous avez reçu le code de conduite et que vous en comprenez les règles. Les nouveaux employés signeront un accusé de réception lorsqu'ils commenceront à travailler pour l'entreprise. En fait, votre reconnaissance annuelle confirme que vous avez reçu le code de conduite et que vous en comprenez les règles :

• Vous avez pris connaissance du code de conduite et vous êtes tenu de vous y conformer ; vous vous conformerez aux politiques et procédures de conformité, ainsi qu'aux politiques et procédures liées à vos responsabilités professionnelles ;
• Vous devez signaler toute question ou préoccupation concernant des violations présumées ou réelles du Code à votre supérieur hiérarchique, à toute personne de la direction ou à l'agent de conformité de Brask Inc,
• À votre connaissance, vous n'avez pas agi de manière contraire au code de conduite.
• Vous avez signalé tout conflit d'intérêts potentiel au département Culture et opérations.

Application de la loi

Tout membre du personnel de Brask Inc. qui enfreint cette politique peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Toute société partenaire tierce trouvée en infraction peut voir sa connexion au réseau interrompue.